Léto je dobrý čas dělat nudné věci.
Léto je v malé firmě paradoxní období. Klienti odjeli na dovolenou, e-shop běží na poloviční obrátky, telefon zvoní méně. Místo aby si malí podnikatelé na pár týdnů sedli a udělali ty nudné věci, na které se přes rok nedostává, většinou se chytnou dovolených, sezónních akcí a zoufalého doplňování obsahu.
Já bych to letos zkusil obrátit. Vezměte si tři dny mezi červencem a koncem srpna. Žádné velké rozhodnutí, žádný nový web, žádný rebrand. Jen tři automatizace, které do konce roku ušetří desítky hodin a několik desítek tisíc korun. Tyhle tři.
Pravidlo, podle kterého rozhoduju
U klientů přemýšlím vždycky stejně. Dvě čísla. Kolik hodin týdně to ušetří. Kolik korun měsíčně to bude stát. Když poměr nevychází minimálně pět ku jedné v hodinách, nepouštím se do toho. Když vychází desetkrát víc, je to no-brainer.
Tyhle tři patří do kategorie no-brainer. Pojďme po pořádku.
#1 — Synchronizace skladu mezi e-shopem a dodavatelem
Nejčastější bolavé místo, na které narážím. Prodáte něco, co u dodavatele právě došlo. Stornujete objednávku, omlouváte se, ztrácíte zákazníka. Nebo opačně – máte ve skladu věc, která se rok neprodala, protože v e-shopu visí jako vyprodaná, zatímco u dodavatele jsou jí plné regály.
Většina českých velkoobchodních dodavatelů dnes publikuje XML feed s aktuálními cenami a stavy zásob. Většina e-shopových platforem (Shoptet, Upgates, Webareal) má API pro update produktů. Mezi tím je jen n8n nebo Make, který si jednou za hodinu nebo dvakrát denně stáhne feed, porovná s tím, co máte v e-shopu, a aktualizuje to, co se změnilo.
Co tím získáte konkrétně. Tři až pět hodin týdně, které jste dosud trávili buď ručním přepisováním stavů, nebo řešením stornovaných objednávek. K tomu zachráněné objednávky, které byste museli odmítat – tady už mluvíme o reálných korunách, ne jen o čase.
Cena za běžný malý e-shop s jedním dodavatelem se pohybuje kolem tří set až pěti set korun měsíčně za nástroj. Implementace dva dny, pokud máte XML feed po ruce. Návratnost se měří v týdnech, ne měsících.
#2 — Automatická fakturace a expedice objednávek
Druhý nejčastější časožrout. Objednávka přijde do e-shopu. Ručně se zkopíruje do Pohody, vystaví se faktura, vytiskne se. Pak se otevře portál Zásilkovny nebo PPL, vytvoří se přepravní štítek, vytiskne se. Pak se napíše e-mail zákazníkovi se shrnutím a tracking číslem. U deseti objednávek denně je to čtyři až šest hodin týdně. Když to dělá majitel ve volných chvílích, často víc.
Tady se sbíhá několik feedů a API. E-shop má webhook nebo XML s novými objednávkami. Pohoda umí přijmout XML a vystavit fakturu. Zásilkovna má API. E-mail je triviální. n8n nebo Make to celé propojí do jednoho toku, který se spustí pokaždé, když přijde nová objednávka. Faktura, štítek, e-mail – vše do dvou sekund a bez vašeho přičinění.
Časová úspora čtyři až šest hodin týdně. Eliminace lidských chyb v číslech faktur a adresách – ty bývají nepříjemnější, než si ekonom umí spočítat. Spokojenější zákazník, který má potvrzení o expedici dřív, než stihne otevřít druhou kartu prohlížeče.
Tahle automatizace stojí podle objemu tři sta až osm set korun měsíčně. Implementace tři dny u standardního setupu. Pokud máte specifický flow (různé sklady, vícero dopravců, spojené objednávky), počítejte týden.
#3 — Automatické upomínky pohledávek
Tahle je nejméně sexy a nejčastěji ignorovaná. Mně přitom přijde, že má z těch tří nejhmatatelnější finanční dopad.
Většina malých firem si neuvědomuje, kolik peněz pořád leží v nezaplacených fakturách. Fakturu po splatnosti je třeba upomenout. První upomínka třeba čtyři dny po splatnosti. Druhá po čtrnácti. Třetí po měsíci, už trochu razantněji. A někdy i prevence – upozornění týden před splatností, ať si toho klient všimne.
Nikdo nemá čas to dělat ručně. Ne pravidelně, ne každý den, ne se stejnou důsledností. Skript ano. Pohoda, Money S3 i Flexi exportují denní XML s pohledávkami. Skript ho prochází, podle splatnosti vybírá faktury, šablonou generuje slušný e-mail a posílá. Stejný flow vám pošle na konci dne přehled, koho máte zavolat osobně.
Co tím získáte. Cash flow, který se zrychluje typicky o deset až třicet dní – v praxi to znamená, že peníze, které jste viděli za měsíc, máte za dva týdny. Vyhnete se trapným hovorům, kde vás při kávě klient zaskočí otázkou, jestli vám ještě něco neplatí.
Cena dvě stě až čtyři sta korun měsíčně. Implementace jeden den. Návratnost se měří v jediné upomenuté faktuře.
Co všechno ještě může počkat
Než si přečtete článek o AI chatbotovi, marketing automation, dynamic pricingu nebo automatickém reportingu, zeptejte se, jestli máte hotové tyhle tři. Pokud ne, ostatní vás bude jen rozptylovat.
Tyhle tři jsou základ. Něco jako elektřina, voda a kanalizace v domě. Bez nich vám AI chatbot v e-shopu pomáhá tak akorát na fotce na LinkedInu.
Místo závěru
Mám rád, když si malá firma uvědomí, že nepotřebuje žádný velký systém. Většinou stačí tři jednoduché toky dat, které sedí na věcech, které firma už má. XML feed dodavatele. API e-shopu. Export z účetnictví. Tři stavební kameny, ze kterých postavíte něco, co bude tiše pracovat ve dne v noci a ušetří vám zbytek roku.
Léto k tomu dává klid, který během sezóny nemáte. Tečka.
Pokud byste si chtěli sednout a podívat se, kterou z těchto tří automatizací byste měli nasadit první, ozvěte se. Většinou stačí jedno odpoledne, abychom vám sestavili pořadí podle vašeho konkrétního provozu.