Jak automatizovat přípravu cenových nabídek bez ztráty kontroly

Od přijaté poptávky přes kontrolu údajů a výpočet podle firemních pravidel až po návrh nabídky, který před odesláním schválí člověk.

Přijde e-mail s poptávkou. Zákazník přiloží náčrt, fotografie nebo výkres a několika větami popíše, co potřebuje. Obchodník musí zjistit, zda má všechny údaje, dohledat správný ceník, zkontrolovat příplatky, spočítat cenu a připravit odpověď.

U jedné zakázky to nemusí být problém. Když se však podobné poptávky opakují každý den, příprava prvního návrhu nabídky zabírá lidem čas, který by mohli věnovat zákazníkovi nebo samotné realizaci.

Dobře navržená AI nemusí cenu vymýšlet ani samostatně rozhodovat. Může převzít opakovanou přípravnou práci, použít schválená firemní pravidla a předložit člověku hotový návrh ke kontrole.

Kde při přípravě nabídek vzniká nejvíce práce

Cenová nabídka obvykle nevzniká jedním výpočtem. Předchází jí několik menších kroků:

přečíst zprávu a přílohy,
poznat, co zákazník skutečně požaduje,
vytáhnout rozměry, množství, materiál a provedení,
zjistit, které informace chybějí,
položit doplňující otázky,
najít správné ceny a obchodní podmínky,
započítat montáž, dopravu nebo další příplatky,
upravit text nabídky pro konkrétního zákazníka,
zapsat případ do firemního systému,
pohlídat, zda se zákazníkovi někdo ozval.

Problémem často není samotné násobení položek. Nejvíce času zabírá převod neúplného zadání do podoby, podle které lze bezpečně počítat.

Každý zákazník popíše zakázku jinak

Jeden zákazník napíše přesné rozměry a zvolený materiál. Druhý pošle pouze fotografii a větu „chtěl bych něco podobného“. Třetí přiloží výkres, ale neuvede dopravu ani montáž.

Zkušený pracovník rychle pozná, co chybí. Stejnou kontrolu však provádí u každé nové poptávky znovu.

Ceny jsou na více místech

Základní ceník může být v tabulce, příplatky v dokumentu a individuální pravidla v hlavě majitele. Starší nabídky pomohou s formulací, ale nemusejí obsahovat aktuální ceny.

Pokud zdroje nejsou jasně určené, chybu nevyřeší ani AI. Pouze ji může vytvořit rychleji.

Nabídka čeká na člověka, který umí počítat

V menší firmě často naceňuje majitel, technik nebo nejzkušenější obchodník. Jakmile nemá čas, poptávky se začnou hromadit. Zákazník přitom obvykle oslovil více firem a první srozumitelná reakce může rozhodnout.

Proč nestačí obyčejný chatbot

Běžný chatbot umí vést rozhovor a napsat přesvědčivý text. To však ještě neznamená, že dokáže bezpečně připravit cenovou nabídku.

Pro spolehlivé řešení musí být odděleny tři různé úlohy:

Část řešení	Co má dělat	Co dělat nesmí
AI model	Porozumět zadání, vytáhnout údaje, najít chybějící informace a připravit text	Vymýšlet ceny, slevy nebo technické parametry
Cenová pravidla	Spočítat položky podle ceníku, příplatků a schválených vzorců	Odhadovat neznámé hodnoty
Člověk	Ověřit atypické případy, schválit výsledek a závaznou nabídku	Spoléhat na nezkontrolovaný výstup

AI tedy pomáhá zadání pochopit a nabídku připravit. Samotný výpočet musí vycházet z pevných firemních pravidel.

Dvě části jednoho řešení

Automatickou přípravu nabídek lze ve firmě použít dvěma způsoby.

Cenový asistent na webu

Zákazník vlastními slovy popíše zakázku. Asistent rozpozná známé údaje a doptá se pouze na to, co potřebuje k orientačnímu výpočtu.

Když má dostatek podkladů:

spočítá orientační cenu nebo cenové rozpětí,
připraví přehled zadaných parametrů,
získá kontakt,
odešle firmě ucelenou poptávku.

Zákazník tak získá rychlou představu a firma nemusí znovu dohledávat základní údaje.

Interní asistent na firemním počítači

Ne každá poptávka přijde přes web. Zákazníci posílají e-maily, PDF dokumenty, fotografie, náčrty nebo technické výkresy. Některé podklady navíc firma nechce posílat do běžné cloudové služby.

Interní část proto může běžet na firemním AI počítači s LM Studio. Lokální model pomůže obsah přečíst, roztřídit a připravit data pro další kroky. Nabídka zůstává uvnitř firemního prostředí a zaměstnanec dostane výsledek ke kontrole.

Obě varianty se mohou doplňovat. Webový asistent sbírá a předběžně naceňuje standardní zakázky. Interní asistent zpracovává složitější podklady a připravuje obchodníkovi návrh skutečné nabídky.

Jak celý proces automaticky funguje

Představme si firmu, která vyrábí pergoly, brány nebo nábytek na míru.

1. Poptávka vstoupí do systému

Zadání může přijít:

z webového Cenového asistenta,
e-mailem,
kontaktním formulářem,
jako PDF, fotografie nebo náčrt,
ručním vložením obchodníkem.

Systém každému případu přidělí číslo a uchová původní podklady.

2. AI přečte zadání a vytvoří strukturovaný přehled

Lokální model v LM Studio dostane přesně vymezený úkol. Z textu a podporovaných podkladů vytáhne například:

typ výrobku,
rozměry,
počet kusů,
materiál,
povrchovou úpravu,
požadovaný termín,
místo realizace,
montáž a dopravu,
kontakt zákazníka.

Výsledkem není pouze další odstavec textu. Údaje se uloží do předem určených polí, aby je mohl systém zkontrolovat a použít při výpočtu.

LM Studio podporuje strukturované výstupy podle JSON schématu. To umožňuje požadovat stále stejná pole a ověřit jejich formát. Nezaručuje to věcnou správnost každého údaje, ale výrazně to usnadňuje kontrolu dalšími pravidly.

3. Zkontroluje se úplnost

Pro každý typ zakázky předem stanovíme povinné informace.

Například u pergoly mohou být potřeba rozměry, materiál, typ zastřešení, montáž a lokalita. Pokud něco chybí, cena se ještě nepočítá.

Systém buď:

připraví zákazníkovi konkrétní doplňující otázku,
předá případ obchodníkovi,
nebo zakázku označí jako atypickou.

Místo obecného „pošlete více informací“ se zákazník dozví přesně, co je potřeba doplnit.

4. Použijí se aktuální cenová pravidla

Jakmile jsou podklady úplné, výpočet proběhne podle schválených zdrojů:

ceníku materiálu,
ceny práce,
pravidel pro rozměry a množství,
příplatků za provedení,
dopravy a montáže,
minimální hodnoty zakázky,
povolených slev a zaokrouhlení.

AI cenu nevymýšlí. Cenová část pracuje pouze s hodnotami a pravidly, které jí firma poskytla.

Pokud systém nenajde platnou cenu nebo narazí na kombinaci, kterou pravidla neřeší, výpočet zastaví a požádá o zásah člověka.

5. Vznikne návrh nabídky

Když je výpočet hotový, AI připraví srozumitelný dokument nebo e-mail. Může obsahovat:

shrnutí požadavku,
zvolené parametry,
jednotlivé cenové položky,
orientační nebo celkovou cenu,
předpokládaný termín,
podmínky dopravy a montáže,
platnost nabídky,
seznam věcí, které je ještě potřeba potvrdit.

Text vychází z firemních vzorů a používá běžnou terminologii firmy. Obchodník proto neopisuje stejné části nabídky znovu.

6. Člověk nabídku zkontroluje

Před odesláním se zobrazí:

původní zadání,
vytěžené údaje,
použitá cenová pravidla,
výpočet,
upozornění na nejistoty,
návrh výsledné zprávy.

Pracovník může údaje opravit, cenu upravit v rámci svých oprávnění nebo případ vrátit k doplnění. Závaznou nabídku odešle až po kontrole.

7. Výsledek se uloží a proces pokračuje

Po schválení lze nabídku uložit k zákazníkovi, vytvořit úkol pro obchodníka a pohlídat další kontakt.

Automatizace tím nekončí u vytvoření dokumentu. Pomáhá také udržet přehled, které nabídky:

čekají na doplnění,
čekají na schválení,
byly odeslány,
nemají odpověď zákazníka,
se změnily v objednávku.

Praktický příklad

Zákazník pošle půdorys pergoly a napíše:

Prosím o nabídku hliníkové pergoly přibližně 5 × 3 metry, tmavé provedení, montáž u Zlína.

Systém rozpozná známé údaje, ale zjistí, že chybí typ zastřešení a způsob kotvení. Připraví dvě konkrétní otázky.

Po doplnění:

přiřadí správnou produktovou variantu,
načte aktuální ceny materiálu a montáže,
započítá dopravu podle lokality,
připraví rozpis ceny,
označí nejasné technické místo,
vytvoří návrh nabídky pro obchodníka.

Technik zkontroluje kotvení, obchodník potvrdí cenu a nabídku odešle. Zákazník dostane odpověď rychleji, ale odpovědnost za závaznou nabídku zůstává firmě.

Jak do řešení zapadá LM Studio

LM Studio umožňuje provozovat vybraný jazykový model na vlastním počítači nebo firemním serveru. Po stažení modelu mohou lokálně fungovat chat, práce s dokumenty i API server, aniž by samotná zadání musela opouštět zařízení.

V tomto procesu může LM Studio zajišťovat zejména:

porozumění volně napsané poptávce,
převod zadání do předem určených polí,
rozpoznání chybějících údajů,
vyhledání souvisejících informací ve schválených dokumentech,
shrnutí technických podkladů,
přípravu návrhu e-mailu nebo nabídky.

LM Studio lze provozovat také jako lokální službu na pozadí. Ostatní části řešení mu odešlou přesně vymezený úkol a převezmou strukturovaný výsledek.

Při zpřístupnění v interní síti je potřeba nastavit autentizaci, oprávnění a síťová pravidla. Samotný lokální provoz není náhradou za zabezpečení.

Co zůstává mimo rozhodování AI

Automatizace cenových nabídek není vhodná pro neomezené samostatné rozhodování.

Člověku bychom vždy předali:

atypické nebo technicky nejasné zakázky,
případy bez platné ceny,
nestandardní slevy,
změny obchodních podmínek,
sporné údaje z fotografie nebo výkresu,
nabídky nad stanovenou hodnotu,
závazné potvrzení ceny a termínu.

Systém má umět říct „nemám dostatek podkladů“. To je pro firmu hodnotnější než rychlá, ale smyšlená odpověď.

Jak řešení připravujeme

1. Popíšeme současný postup

Nejdříve sledujeme, jak nabídka vzniká dnes. Kdo přijímá zadání, kde hledá ceny, na co se doptává a kdo výsledek schvaluje.

Cílem není převést špatně popsaný proces do počítače. Nejdříve musí být jasné, podle čeho firma skutečně rozhoduje.

2. Vybereme vzorové zakázky

Pro pilot potřebujeme několik desítek starších poptávek a správně připravených nabídek. Osobní nebo citlivé údaje lze anonymizovat.

Na příkladech ověříme:

které údaje jsou povinné,
jaké varianty se opakují,
kde vznikají výjimky,
které ceny lze počítat automaticky,
kdy musí rozhodnout člověk.

3. Uspořádáme ceníky a pravidla

Určíme jeden platný zdroj pro každou cenu. Doplníme platnost, jednotky, příplatky, zaokrouhlování a oprávnění ke změnám.

Pokud má jednu položku ve třech tabulkách pokaždé jinou cenu, nemůže systém bezpečně poznat, která je správná.

4. Navrhneme bezpečné hranice

Stanovíme, co smí systém udělat automaticky a co pouze připraví.

Například:

standardní zakázka do určené hodnoty může dostat orientační kalkulaci,
atypická varianta se vždy předá technikovi,
závazná nabídka se bez člověka neodesílá,
změnu ceníku může potvrdit pouze oprávněná osoba.

5. Vybereme způsob provozu

Podle citlivosti dat, množství poptávek a požadovaného výkonu zvolíme:

webového Cenového asistenta,
lokální AI počítač s LM Studio,
nebo kombinaci obou variant.

Hardware vybíráme až podle reálné úlohy a potřebného modelu. Nejdříve proces, potom model a nakonec počítač.

6. Spustíme pilot

Pilot pracuje na omezeném množství zakázek a nic sám závazně neodesílá. Výsledky porovnáváme s prací zkušeného zaměstnance.

Sledujeme zejména:

kolik údajů systém správně rozpoznal,
kolikrát se správně doptal,
zda použil správnou cenovou variantu,
kolik oprav musel udělat člověk,
kolik času se skutečně ušetřilo.

7. Teprve potom přejdeme do provozu

Po ověření upravíme pravidla, nastavíme přístupy, zálohy, schvalování a odpovědnosti. Firma také musí vědět, kdo udržuje ceník a kdo řeší výjimky.

Kdy takové řešení dává smysl

Automatická příprava nabídek je vhodná zejména tam, kde:

přichází více podobných poptávek,
cenu ovlivňuje opakující se sada parametrů,
zaměstnanci stále pokládají stejné doplňující otázky,
existují použitelné ceníky a pravidla,
příprava prvního návrhu zabírá zkušeným lidem mnoho času,
zákazníci očekávají rychlou orientační odpověď,
firma chce citlivé podklady zpracovávat lokálně.

Méně vhodná je tam, kde je každá zakázka zcela unikátní, ceny vznikají pouze individuálním rozhodnutím nebo firma nemá aktuální podklady.

Ani v takovém případě však nemusí být automatizace zbytečná. AI může alespoň připravit souhrn zadání, najít chybějící informace a vytvořit základ dokumentu.

Cenový asistent a lokální AI od Kodo

V Kodo připravujeme AI cenového asistenta podle ceníků, starších nabídek a pravidel konkrétní firmy.

Řešení může fungovat:

na webu pro zákazníky,
interně pro majitele a obchodníky,
nebo v kombinaci obou variant.

Pro firmy, které chtějí mít model a citlivější podklady ve vlastním prostředí, můžeme dodat také kompletní AI pracovní stanici nebo server s LM Studio. Zajistíme výběr hardwaru, instalaci modelu, napojení dokumentů, přípravu cenové logiky, automatický proces, zaškolení a následnou správu.

Nezačínáme výběrem nejdražšího počítače. Nejprve si vezmeme několik skutečných zakázek a ukážeme, která část přípravy nabídky se dá bezpečně převzít.

Podívejte se na AI cenového asistenta nebo nám pošlete několik starších nabídek. Připravíme nezávazný návrh postupu pro váš způsob naceňování.

FAQ

Může AI sama určit cenu?

AI může z poptávky získat potřebné parametry a připravit text. Výpočet však musí vycházet ze schválených ceníků, vzorců a příplatků. Pokud některá hodnota chybí, systém se doptá nebo předá případ člověku.

Odešle systém nabídku automaticky?

U orientačních kalkulací lze rozsah automatizace nastavit podle pravidel firmy. Závaznou cenovou nabídku doporučujeme před odesláním vždy zkontrolovat oprávněným pracovníkem.

Dokáže asistent číst PDF, fotografie a výkresy?

Ano, rozsah záleží na zvoleném modelu a kvalitě podkladů. Rozpoznané rozměry a technické údaje se musí před výpočtem ověřit, zejména u skenů, fotografií a nejednoznačných výkresů.

Musí AI běžet v cloudu?

Ne. Vybrané modely lze provozovat na firemním počítači nebo serveru pomocí LM Studio. Podle konkrétního procesu může být vhodné lokální, cloudové nebo kombinované řešení.

Co potřebujete pro první ukázku?

Několik starších poptávek a nabídek, aktuální ceník a stručný popis toho, jak dnes cenu počítáte. Na těchto podkladech lze připravit omezený pilot.

Lze propojit webového asistenta s interní přípravou nabídky?

Ano. Údaje získané od zákazníka na webu mohou pokračovat do interního procesu. Obchodník dostane souhrn zadání, výpočet a návrh nabídky ke kontrole.