AI může z přijaté faktury vyčíst částku, číslo dokladu a splatnost. O tom, zda částka odpovídá objednávce, zda už firma stejný doklad přijala a komu patří schválení, rozhodují další kroky.
V modelovém příkladu přijde faktura v pondělí e-mailem. V úterý ji dodavatel pošle znovu s jiným názvem souboru. Na obou PDF je k úhradě 12 480 Kč. Objednávka zní na 11 980 Kč a rozdíl 500 Kč tvoří příplatek, který v objednávce nikdo nepotvrdil.
Vyčtení částky se v obou případech povedlo. Firma přesto potřebuje odhalit dvě věci. Druhá příloha může být stejná faktura a příplatek musí někdo doložit. Právě na těchto situacích se ukáže, jestli automatizace pomáhá i po přečtení PDF.
1. Přijetí faktury a zachování originálu
Faktura může přijít e-mailem, přes formulář nebo z dodavatelského portálu. Po přijetí systém uloží původní soubor a přiřadí mu záznam s informací o zdroji a čase doručení. Když má někdo později ověřit částku nebo dohledat, kdo doklad poslal, má k dispozici původní PDF i historii.
Ještě před čtením se dá porovnat otisk souboru. Zachytí druhou kopii souboru se stejným obsahem, i když se jmenuje jinak. Pokud dodavatel fakturu znovu vyexportuje, soubor může mít jiný otisk. Proto se duplicita prověřuje také podle údajů z dokladu.
2. Co AI z faktury přečte
Podle typu souboru lze převzít text přímo z PDF nebo ho rozpoznat ze skenu. AI může z textu vybrat potřebné údaje a předat je ve sjednoceném formátu. Typicky jde o dodavatele, číslo dokladu, číslo objednávky, částku, měnu, splatnost a případně položky.
Při návrhu postupu se vyplatí určit, které údaje jsou povinné a co má systém udělat, když některý chybí nebo se nedá spolehlivě přečíst. U nečitelné číslice má otevřít úkol k ověření. Pokud je to možné, u vytažené hodnoty ukáže také stránku nebo výřez z originálu. Člověk pak rovnou ví, kam se podívat.
3. Jak prověřit částku a duplicitu
Částku ověřují výpočty a firemní podklady. Systém podle nastavených pravidel přepočítá položky a zohlední například slevy, příplatky nebo zaokrouhlení. Potom může částku porovnat s objednávkou, smluvní sazbou nebo potvrzeným převzetím. V našem příkladu se faktura početně sečte správně, ale proti objednávce je o 500 Kč vyšší. Výstupem kontroly je konkrétní otázka, zda byl příplatek dohodnutý.
Možnou duplicitu hledá evidence. Porovnává se například identifikátor dodavatele, typ dokladu a jeho číslo. Rozsah může zahrnovat i vlastní firmu, pokud jedna účtárna vede více společností. Podobná částka nebo stejné datum pomáhají vyhledat kandidáty k prověření. Dvě faktury na stejnou částku mohou klidně patřit ke dvěma různým objednávkám.
Pokud nový soubor nese stejné číslo dokladu, ale jinou částku, systém má rozdíl zobrazit vedle původního záznamu. Odpovědný člověk tak může zjistit, jestli jde o opravenou verzi, chybu nebo další doklad.
4. Komu patří schválení
Kolega, který službu objednal, může potvrdit její převzetí a vysvětlit příplatek. Schvalovatel s příslušným oprávněním pak rozhodne, zda výdaj schválí, zamítne nebo vrátí k doplnění. U větších částek nebo různých středisek může firma zapojit další osobu podle svých pravidel.
V podkladu pro rozhodnutí stačí mít originál, vyčtené údaje, související objednávku a konkrétní zjištění. V modelovém případě třeba „Na faktuře je příplatek 500 Kč, v objednávce není. Prosíme o doložení dohody.“ V historii je pak vidět, kdo rozhodl, kdy a s jakou poznámkou.
Načítání schématu…
Přečíst schéma jako text
flowchart TD
A["Příjem faktury a uložení originálu"] --> B["Vyčtení údajů"]
B --> C["Kontrola částky, podkladů a duplicity"]
C -->|"Podklady souhlasí"| E["Schválení odpovědnou osobou"]
C -->|"Nesrovnalost"| D["Člověk ověří výjimku nebo vyžádá doplnění"]
D -->|"Podklady doplněny"| C
D -->|"Potvrzená duplicita"| G["Přiřadit k původnímu záznamu"]
E -->|"Schváleno"| F["Předání do účetního systému a ověření zápisu"]
E -->|"Vráceno k doplnění"| D
E -->|"Zamítnuto"| H["Uzavřít s uvedením důvodu"]5. Co se děje po schválení
Schválení výdaje, zaúčtování dokladu a úhrada mají v evidenci vlastní stavy. V popsaném postupu se schválené údaje předají do účetního systému. Úspěšný zápis se potvrdí až po ověření v cíli, například podle přiděleného identifikátoru. Platba zůstává v samostatném procesu podle pravidel firmy.
Při výpadku může cílový systém doklad uložit, i když potvrzení nedorazí. Před opakováním přenosu se proto ověří, jestli už v cíli existuje záznam se stejným identifikátorem. Pokud výsledek nelze zjistit, případ dostane člověk k dořešení. Jinak by mohl druhý pokus vytvořit druhý účetní záznam.
Jak zjistit, jestli se automatizace vyplatí
Začněte u jednoho typu faktur a vezměte vzorek běžných i problémových dokladů. Zahrňte čitelná PDF, skeny, opakované doručení a několik skutečných typů rozdílů proti objednávce. Na stejném vzorku porovnejte původní postup s novým.
- Čas lidí měřte od otevření dokladu po vyřízení potřebných úkonů. Započítejte i opravy a dohledávání podkladů.
- Doba do schválení ukáže čekání od doručení až po rozhodnutí. Pokud se nejvíc času ztratí u schvalovatele, rychlejší čtení faktury samo čekání výrazně nezkrátí.
- Kvalita výsledku se pozná podle oprav údajů, zachycených duplicit, případů vrácených k doplnění a zápisů ověřených v cílovém systému.
Pro představu o základním toku existuje veřejná komunitní šablona n8n. Ukazuje příjem PDF, vytažení údajů, schválení e-mailem a uložení do tabulky. Kontroly popsané v článku je potřeba navrhnout podle vašich dokladů a způsobu práce. Komunitní šablona na n8n
Časté otázky
Funguje to i u faktury ze skeneru?
Ano, pokud je sken dostatečně čitelný. Při rozmazané nebo chybějící části má systém předat doklad k ověření a označit, který údaj potřebuje doplnit.
Stačí hledat duplicity podle čísla faktury?
Číslo je dobrý začátek. Stejné číslo mohou používat různí dodavatelé. Proto se posuzuje spolu s dodavatelem, typem dokladu a podle potřeby s dalšími údaji z evidence.
Co když faktura nemá objednávku?
Záleží na typu výdaje. U pravidelné služby může částku doložit smlouva nebo sjednaný ceník. Pokud podklad chybí, odpovědná osoba dostane úkol zjistit, kdo výdaj objednal a podle čeho se má ověřit.
Znamená schválení faktury, že odešla platba?
Schválení je interní rozhodnutí o výdaji. Účetní zpracování a úhrada pokračují v samostatných krocích podle nastavení firmy.
Jak s tím může pomoct Kodo
V Kodo můžeme s vaším týmem projít cestu faktury od doručení až po zápis do systému. Společně vybereme jeden opakující se typ dokladu, stanovíme kontroly a na vzorku změříme, kolik práce postup skutečně ušetří. U přepravních faktur můžeme přidat porovnání se smluvními sazbami a doložit rozdíly. Kontrola nákladů na dopravu
Pro první rozhovor stačí popsat, odkud faktury přicházejí, v čem je evidujete a kde se dnes nejčastěji zadrhnou. Probrat zpracování faktur s Kodo