Předvánoční reklama přivádí objednávky. Firma potřebuje předem vědět, kolik jich zvládne připravit a jaký termín může zákazníkovi poctivě nabídnout.
Malý výrobce připraví dárkové balíčky, nafotí je a pustí reklamu. První objednávky přicházejí rychle. Jenže jedna surovina dochází, obaly mají vlastní dodací lhůtu a výrobky před zabalením potřebují ještě dokončit.
Z pohledu zákazníka přitom vše vypadá jednoduše: na webu je dostupný dárek a informace o doručení. Rozdíl mezi tímto slibem a skutečným provozem musí firma vyřešit dřív, než se objednávky nahromadí.
Následující postup je přípravný plán pro e-shop nebo výrobce. Konkrétní termíny vycházejí z vašich kapacit a aktuálních podmínek dopravce; tento článek neurčuje letošní nejzazší datum objednávky.
Rozdělte nabídku podle skutečné dostupnosti
Než napíšete první reklamní text, rozdělte produkty alespoň do tří skupin:
| Nabídka | Co musí firma znát |
|---|---|
| Hotové zboží skladem | Počet prodejných kusů a čas na zabalení. |
| Výroba na objednávku | Materiál, volná výrobní kapacita a dokončení zakázky. |
| Předobjednávka nebo rezervace | Kdy produkt vznikne či dorazí a co přesně zákazník objednává. |
Samostatně prověřte dárkové sady. Deset hotových lahví neznamená deset dostupných balíčků, pokud chybí krabičky nebo další obsah sady.
U zakázkové výroby počítejte i s kroky před zahájením práce: platbou, schválením návrhu nebo potvrzením rozměrů. Právě ty mohou změnit termín konkrétní objednávky.
Termín objednávky odvoďte od práce, která zbývá
Nejdřív určete cílový termín doručení. Pak postupujte zpět přes přepravu, expedici, balení a případnou výrobu. Přidejte rezervu odpovídající vlastní zkušenosti s výkyvy.
Ilustrační příklad pro výrobek na objednávku:
| Krok | Modelový čas |
|---|---|
| Výroba a dokončení | 5 pracovních dní |
| Kontrola a balení | 2 pracovní dny |
| Přeprava | 3 pracovní dny |
| Provozní rezerva | 2 pracovní dny |
| Celkem | 12 pracovních dní |
Čísla jsou ukázka výpočtu, nikoli doporučené lhůty nebo příslib dopravce. Ve vlastní firmě mohou některé kroky běžet současně a jiné čekají na předchozí schválení. Ověřte také pracovní kalendář, svozy a dostupnost týmu.
Rozlišujte odeslání a doručení. Pokud umíte ovlivnit jen datum předání zásilky, napište zákazníkovi přesně to. Informaci o přepravě přebírejte z aktuálních podmínek zvolené služby.
Jeden termín musí projít celou cestou zákazníka
Zkontrolujte, zda si odpovídají reklama, banner, produktová stránka, košík a potvrzení objednávky. Změna termínu pouze na jedné stránce nestačí, když původní slib zůstane v aktivní reklamě.
Pro každý důležitý údaj určete jedno místo, kde vzniká, a člověka, který ho spravuje. Může jít o přehled dostupnosti a termínů, z něhož vycházejí web i kampaně.
Prakticky potřebujete sladit:
- které produkty lze ještě objednat v daném režimu,
- zda se termín počítá od objednávky, platby nebo schválení návrhu,
- co se stane při kombinaci dostupného a zakázkového zboží,
- jak firma potvrdí výjimku nebo individuální domluvu.
Text pište podle toho, co zákazník skutečně dostane. Pokud bude zakázka dokončená až po svátcích, sdělte to před objednáním.
Domluvte si hranici, při které kampaň omezíte
Během přípravy určete, kolik práce zvládne tým navíc a kdo rozhodne při naplnění kapacity. Nestačí, že skladník ví o posledních kusech, zatímco správce reklamy dál propaguje celou nabídku.
Domluvte jednoduché spouštěče:
| Situace | Domluvená reakce |
|---|---|
| Dochází klíčový produkt | Ověřit další dostupnost a upravit propagovanou nabídku. |
| Výroba je naplněná | Změnit termín pro nové zakázky a související reklamu. |
| Expedice nestíhá | Ověřit kapacitu balení a slíbená data odeslání. |
| Nabídka už nesplní původní slib | Opravit aktivní sdělení a řešit dotčené objednávky. |
Automatické upozornění může změnu předat rychle. Rozhodnutí potřebuje jasné pravidlo a odpovědnou osobu. Pokud se má kampaň omezovat automaticky, určete předem rozsah změny a způsob kontroly.
Připravte si komunikaci při zpoždění
Sepište krátký postup pro případ, kdy zjistíte problém u už přijaté objednávky. Nejprve ověřte její skutečný stav. Potom zákazníkovi sdělte, co se změnilo, jaký další termín máte doložený a jaké řešení mu můžete nabídnout.
Zpráva „máme toho teď hodně“ nevysvětlí, co se stane s konkrétní zásilkou. Informace o objednávce má být dohledatelná i pro kolegu, který zákazníkovi odpoví příště.
Před sezónou si také vyzkoušejte testovací objednávku. Projděte potvrzení, dostupnost a předání do expedice stejně jako běžný zákazník. Snáz pak odhalíte starý text nebo chybějící informaci.
Co připravit už v říjnu
V říjnu máte prostor spočítat kapacitu, doplnit materiál a obaly a připravit podklady kampaně. Termíny přepravy následně ověřujte podle aktuálních informací dopravce. Nemusíte čekat na jeho vánoční oznámení, abyste si udělali pořádek ve vlastní výrobě.
Výsledkem přípravy má být konkrétní nabídka: co prodáváte, v jakém množství, do kdy přijímáte jednotlivé typy objednávek a kdo hlídá změny.
Jak může pomoci Kodo
V Kodo můžeme propojit přípravu kampaně s dostupností na webu a postupem předávání objednávek. Pomůžeme sjednotit texty, nastavit upozornění na změny a připravit komunikaci se zákazníkem podle skutečného stavu zakázky.
Probrat předvánoční přípravu s Kodo
Související čtení
- Co vám propojení e-shopu a automatizace ušetří v provozu
- Než spustíte PPC, připravte web
- Jak psát newsletter, který si zákazníci rádi přečtou
Uvedené časy jsou ilustrační. Termíny výroby, svozů a přepravy ověřte pro vlastní provoz a konkrétní dopravní službu.
