Polityka prywatności

Administratorem dla własnej obsługi zapytań, kont, stosunków umownych i powiązanych obowiązków jest KODO PRAHA, spol. s r.o., IČO 26764971, DIČ CZ26764971, Braunerova 563/7, 180 00 Praga 8, wpisana do rejestru prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, wpis 92190. Kontakt: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby.

Informacje obejmują stronę, formularze, asystenta, korespondencję oraz portal klienta i partnera. Jeżeli dla określonej czynności przetwarzamy dane wyłącznie według instrukcji klienta jako podmiot przetwarzający, role, instrukcje i warunki określa odpowiednia umowa. Dostęp partnera sam nie ustala ról prawnych wszystkich uczestników.

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe firm oraz działających za nie osób, dane konta i uprawnień, zapytań, umów, płatności i usług, wiadomości, załączniki, ewidencję źródłową, obliczenia i zapisy zgłoszeń. Mogą to być pierwotne i podpisane PDF, publiczna tożsamość podpisu, zapisy audytowe i tekst wyodrębniony z dokumentów do wyszukiwania i kontroli. Niezbędne dane techniczne i bezpieczeństwa służą działaniu i ochronie dostępu.

Dane pochodzą od Ciebie, uprawnionych osób Twojej firmy, przypisanego partnera oraz odpowiednio do celu z właściwych rejestrów publicznych lub usług weryfikacji, np. ARES i VIES. Gdy kontakt przekazuje partner, przy pierwszej komunikacji wskazujemy źródło, firmę i cel oraz udostępniamy te informacje. Przekazuj tylko potrzebne dane; zwykły raport nie powinien zawierać zbędnych danych osobowych klientów końcowych.

Obsługa zapytań i ofert opiera się na działaniach przed zawarciem umowy na żądanie danej osoby fizycznej; dla osób kontaktowych osoby prawnej odpowiednią podstawą może być uzasadniony interes w komunikacji biznesowej. Uzgodniona usługa opiera się na wykonaniu umowy, jeżeli osoba jest jej stroną, albo na uzasadnionym interesie w świadczeniu i obsłudze usługi wobec osób działających za klienta.

Komunikacja umowna, ocena i kontrola dokumentów, obliczenia, uzgodnione raportowanie, reprezentacja i archiwizacja służą konkretnej współpracy. Ewidencja księgowa, podatkowa i inne obowiązkowe zapisy wynikają z obowiązku prawnego. Kontrola dostępu, identyfikowalność czynności, zapobieganie nadużyciom i ochrona roszczeń opierają się odpowiednio na obowiązku prawnym lub uzasadnionych interesach Kodo i klientów.

Niezbędne informacje wskazujemy przy konkretnym żądaniu; bez nich ocena oferty, weryfikacja umocowania lub realizacja uzgodnionego kroku może być niemożliwa. Potwierdzenie danych lub warunków nie jest ogólną zgodą na dalsze przetwarzanie. Zgoda marketingowa nie jest warunkiem rejestracji ani usługi.

Dostęp ograniczają firma, rola, zakres usługi i rzeczywiste uprawnienie. Otrzymują go potrzebne uprawnione osoby Kodo, użytkownicy danej firmy i przypisany partner w granicach uprawnień. Nieprzypisane firmy i partnerzy nie powinni otrzymać dostępu do indywidualnych dokumentów klienta. Prywatne notatki wewnętrzne różnią się od informacji udostępnianych klientowi.

Niezbędne dane mogą otrzymać dostawcy hostingu, uwierzytelniania, baz danych, przechowywania, kopii zapasowych, poczty, powiadomień, analityki i AI, doradcy zawodowi, księgowi, usługi bankowe i fakturowe oraz właściwe instytucje lub systemy zbiorowe dla uzgodnionej procedury lub obowiązku prawnego. Nie sprzedajemy danych ani nie przekazujemy ich innym podmiotom do ich własnego marketingu.

Do obsługi usługi wykorzystujemy niezbędnych dostawców technicznych hostingu, kont, baz danych, plików, kopii zapasowych i komunikacji. Wybrane materiały możemy w potrzebnym zakresie przetwarzać także narzędziami do odczytu, wyszukiwania, kontroli i przygotowania wyników pomocniczych, w tym AI. Celem jest konkretna usługa Kodo, a nie sprzedaż danych lub marketing podmiotów trzecich.

Istotne wnioski merytoryczne i czynności podlegają kontroli człowieka; wynik pomocniczy sam nie potwierdza poprawności podkładu ani dokonania zgłoszenia. Nie wykorzystujemy tego procesu do podejmowania wobec osoby wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. W zwykłych żądaniach należy przekazywać tylko niezbędne dane.

Asystent na stronie służy do orientacji w usługach i pierwszego kontaktu. Przetwarza wiadomość, odpowiedni kontekst strony i historię trwającej rozmowy. Kontakt podany na czacie wykorzystamy do obsługi zapytania. Odpowiedź asystenta nie jest zautomatyzowaną decyzją wywołującą skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

Przez zwykłe formularze ani publiczny czat nie należy przesyłać haseł, danych o zdrowiu, numerów dokumentów tożsamości ani innych wrażliwych materiałów. Jeżeli konkretna usługa rzeczywiście ich wymaga, osobno uzgodnimy niezbędny zakres i bezpieczny sposób przekazania.

Główna baza danych i prywatne pliki portalu są przechowywane w Niemczech. Niektóre usługi pomocnicze, komunikacyjne i AI mogą obejmować przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA lub Singapurze; nie jest to zatem wyłącznie lokalne przetwarzanie wszystkich kopii.

Przekazywanie poza EOG podlega odpowiednim zabezpieczeniom RODO, w szczególności mającej zastosowanie decyzji o odpowiednim poziomie ochrony lub standardowym klauzulom umownym i w razie potrzeby środkom uzupełniającym. Kodo udziela informacji o konkretnych odbiorcach, właściwym mechanizmie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń pod adresem [email protected]. Nie przenosimy na klienta odpowiedzialności za te informacje.

Zapytania przechowujemy przez czas ich obsługi i potrzebnej dalszej komunikacji. Jeśli współpraca nie powstanie, dalsze przechowywanie oceniamy według rzeczywistej kontynuacji rozmów i potrzeby ich udokumentowania, a nie samego istnienia kontaktu w portalu. Zaproszenia, konta i zapisy dostępu służą do utworzenia i zarządzania uprawnionym dostępem; token bezpieczeństwa podlega własnemu terminowi ważności.

Wiadomości i materiały do usługi przechowujemy przez czas otwartej sprawy, kontroli, korekt i przekazania. Kopie robocze i wyniki pomocnicze odróżniamy od potrzebnych oryginałów, podkładów obliczeń, potwierdzeń klienta i złożonych sprawozdań. O przechowywaniu zapisów operacyjnych i bezpieczeństwa decyduje potrzeba wykrycia i rozwiązania błędu lub incydentu, udokumentowania dostępu i ochrony konkretnego roszczenia; dłuższe przechowywanie ogranicza się do niezbędnych dowodów.

Wymagane archiwum ma okresy zależne od dokumentu i sprawy. Mającą zastosowanie ewidencję opakowań przechowuje się co najmniej 5 lat, a ewidencje i sprawozdania roczne według czeskich przepisów o produktach po zakończeniu użytkowania przez 7 lat. Identyfikowalność i dokumentacja zgodności mają odrębne reguły; w szczególności opakowania wielokrotnego użytku i wybrane dokumenty baterii mogą wymagać 10 lat od odpowiedniego dostarczenia lub wprowadzenia do obrotu. Decydują rzeczywista rola, właściwe przepisy i umowa z systemem zbiorowym, a nie sama etykieta pliku EPR lub WEEE.

Zwykłe dowody i księgi rachunkowe przechowuje się co do zasady przez 5 lat od końca okresu obrachunkowego; sprawozdania finansowe i roczne przez 10 lat. Dokumenty podatkowe VAT przechowuje się 10 lat od końca okresu podatkowego właściwej dostawy lub usługi. Obowiązuje dłuższy z mających zastosowanie okresów; postępowanie, reklamacja lub niezapłacone zobowiązanie mogą wymagać dalszego przechowywania.

Umowy, pełnomocnictwa i dowody podpisu przechowujemy przez okres relacji, a następnie zgodnie z właściwym obowiązkiem i potrzebą wykazania roszczeń. Ogólny trzyletni termin przedawnienia, terminy obiektywne i szczególne oraz ich początek oceniamy dla konkretnego roszczenia; nie jest to powszechny ustawowy obowiązek przechowywania każdej umowy przez 10 lat. Dostęp do potrzebnego archiwum jest ograniczony.

Kopie zapasowe służą do odtworzenia i ochrony danych i mają odrębny tryb przechowywania. Ich potrzebę oceniamy według możliwości odtworzenia usługi, zachowania wymaganych dokumentów i otwartych incydentów lub roszczeń. Usunięcie w aktywnym portalu samo nie usuwa kopii historycznych, które nie służą do zwykłej pracy. Wnioski o usunięcie oceniamy zatem również w odniesieniu do kopii zapasowych i odtworzenia, aby usunięte dane nie wróciły do zwykłego użycia.

Kosz, zamrożenie konta lub usunięcie firmy nie usuwa samo wszystkich danych. Pliki z kosza przywraca administrator; wymagane lub uzasadnione archiwum może pozostać po zakończeniu dostępu. Wnioski RODO oceniamy oddzielnie, uwzględniając kopie, teksty pochodne i indeksy wyszukiwania. Wyjaśnimy wyjątek od usunięcia i dalszy sposób postępowania.

Zaproszenia, zmiany dostępu, prośby o uzupełnienie, korespondencja umowna i fakturowa oraz powiadomienia dotyczące sprawy są wiadomościami operacyjnymi. Ich niezbędne doręczenie nie zależy od zgody na newsletter.

Marketing wymaga właściwej podstawy prawnej i przestrzegania zasad elektronicznej komunikacji handlowej. Rezygnacja z newslettera dotyczy marketingu i sama nie wyłącza niezbędnych wiadomości operacyjnych. Reklamowe cookies mają osobny wybór; zmiana lub odmowa nie uniemożliwia korzystania z portalu.

Niezbędny zapis techniczny służy do zapamiętania wyboru prywatności i funkcji, o które prosisz, na przykład otwartego czatu. Nie wymaga to zgody. Wybór dotyczący plików cookie przechowujemy w przeglądarce zazwyczaj przez sześć miesięcy, po czym pytamy ponownie.

Tylko po zezwoleniu na reklamowe pliki cookie uruchamiamy pomiar wizyt z reklam i skutecznie wysłanych zapytań. Na stronach angielskich ta sama zgoda włącza również dodatkowy pomiar konwersji i ewentualny remarketing. Dostawcy reklam mogą otrzymać dane techniczne, na przykład identyfikator przeglądarki, odwiedzony URL, czas i informacje do przypisania reklamy. Zdarzenie wysłania zapytania nie zawiera tekstu formularza, imienia, nazwiska, adresu e-mail ani numeru telefonu.

Skrypty reklamowe nie uruchamiają się przed zgodą. Wybór można w każdej chwili zmienić przez Ustawienia plików cookie w stopce. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Na zasadach RODO możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych oraz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Wobec marketingu bezpośredniego możesz zgłosić sprzeciw w dowolnym momencie. Zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie; przetwarzanie z innych ważnych przyczyn może trwać dalej.

Napisz na [email protected]. Rozsądna weryfikacja tożsamości chroni przed wydaniem danych niewłaściwej osobie. Możesz złożyć skargę do czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego. Informacje o prywatności służą informowaniu, a nie zastąpieniu odrębnej zgody tam, gdzie jest rzeczywiście wymagana.

Ograniczamy dostęp do danych według potrzeb, stosujemy zabezpieczoną transmisję oraz odpowiednie środki organizacyjne i techniczne. Żadnej transmisji ani pamięci masowej nie można uznać za absolutnie bezpieczną, dlatego przy bardziej wrażliwych projektach uzgadniamy szczególny sposób przekazania.

Informacje te możemy aktualizować przy zmianach usług, dostawców lub wymogów prawnych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie.

Wcześniejsze umowy nadal podlegają wersji stanowiącej ich część oraz ważnie uzgodnionym zmianom.

Zobacz poprzednią wersję — 29 września 2026