Kontrola kosztów transportu
Kontrola faktur transportowych. Portal dopasowany do Państwa firmy.
Sprawdzimy koszty transportu zgodnie z Państwa umowami i cennikami. Przeliczymy naliczone pozycje, udokumentujemy różnice i przygotujemy podstawy do korekty faktur.
W portalu Kodo połączymy dokumenty, obliczenia i komunikację zespołu. Konfigurację, integracje danych i raporty dostosujemy do Państwa procesów.
Dla firm z całego świata, które zlecają przewozy krajowe i międzynarodowe.
Połączymy fakturę, stawki umowne i dane o przewozie.
01 / Współpraca w portalu
Dokumenty, wyniki i komunikacja w jednym miejscu
Kontrola faktury transportowej wymaga warunków umownych, danych o przewozie i powiązanych dokumentów. Połączymy je w portalu, w którym Państwa zespół sprawdzi rozliczenie, uzupełni informacje i przeprowadzi dalszą korektę.
Przy każdym przewozie znajdą Państwo obliczenia, dokumenty źródłowe, korespondencję i status sprawy. Dostępy i odpowiedzialności ustalimy zgodnie ze strukturą firmy. Portal jest dostępny również poza godzinami pracy.
Zaangażujcie współpracowników zgodnie z ich obowiązkami
Logistyka i operacje
Zestawienie przewozów, powiązane dokumenty i prośby o uzupełnienie danych.
Umowy i zakup usług transportowych
Aktualne stawki, uzgodnione warunki i zestawienie pozycji wymagających wyjaśnienia.
Finanse i księgowość
Wyniki kontroli faktur, dokumenty do korekt i status korekt zmniejszających należność.
Oszczędność czasu
Przykład dla 50 przewozów miesięcznieCo może zaoszczędzić Państwa zespół
Przy ręcznej kontroli finansowej trwającej 12 minut na przewóz i zakładanej 1 minucie z Kodo nasz model daje 11 h 15 min uwolnionego czasu miesięcznie w całym zespole.
11h 15min
uwolnionego czasu zespołu miesięcznie
prawie17dni
135 godzin rocznie
4045EUR
roczna wartość uwolnionego czasu
Miesięczna obsługa przewozów
Założenia obliczenia
50 przewozów, 2 przewoźników i 5 spraw do wyjaśnienia miesięcznie. Ręczna kontrola finansowa: 12 minut; z Kodo zakładamy 1 minutę. Dane przekazują Państwo przygotowanym importem.
Roczna wartość czasu jest podana przed odjęciem ceny usługi i konfiguracji. Uzyskane korekty należności liczymy osobno.
Szczegóły obliczenia
Miesięczna praca w poszczególnych obszarach:
| Obszar | Obsługa ręczna | Z Kodo | Różnica |
|---|---|---|---|
| Logistyka | 1 h 10 min | 35 min | 35 min |
| Zakup usług transportowych | 1 h | 30 min | 30 min |
| Finanse i księgowość | 11 h 30 min | 1 h 20 min | 10 h 10 min |
| Razem miesięcznie | 13 h 40 min | 2 h 25 min | 11 h 15 min |
Obliczenie obejmuje dwóch przewoźników, pięć spraw do wyjaśnienia miesięcznie i przygotowanie miesięcznego podsumowania. Dwanaście minut standardowej kontroli finansowej to przypisanie dokumentów (3 min), wybór stawki (3 min), przeliczenie (4 min) i zapis (2 min). Z Kodo zakładamy jedną minutę na tę czynność; praca nad wyjątkami i podsumowaniem jest ujęta w tabeli dodatkowo.
Koszt godziny pracy: logistyka 25 EUR, zakup usług transportowych 35 EUR, finanse 30 EUR.
Logistyka7 h/rok × 25 EUR = 175 EUR
Zakup usług transportowych6 h/rok × 35 EUR = 210 EUR
Finanse i księgowość122 h/rok × 30 EUR = 3660 EUR
11 h 15 min miesięcznie × 12 miesięcy = 135 godzin, czyli 16,875 ośmiogodzinnego dnia pracy. Roczne przeliczenie zakłada 12 miesięcy tego samego poziomu działalności. Przy wdrożeniu zakładamy godzinę zaangażowania każdego z trzech działów.
02 / Kontrola naliczonych kosztów
Sprawdzimy stawki, dopłaty i cenę końcową
Porównamy naliczone kwoty z umową i danymi o przewozie. Sprawdzimy podstawową opłatę za transport, przedziały wagowe, jednostki rozliczeniowe, dopłaty paliwowe i inne, rabaty oraz korekty zmniejszające należność. Zweryfikujemy też podwójne naliczenia i obowiązywanie użytego cennika.
Do każdej różnicy dołączymy obliczenie i odpowiednie dokumenty. O brakujące dane poprosimy przez portal, a po ich uzupełnieniu zaktualizujemy wynik. Historia pozostaje dostępna.
Usługa dotyczy transportu drogowego. Zakres kontroli dostosujemy do Państwa przewozów i umów.
Przeliczenie faktury transportowej
Przykład obliczenia
Faktura za cztery przewozy opiewa na 668 EUR. Kontrola wykazuje dopłatę paliwową o 8 EUR wyższą niż wynika z umowy. Jeden przewóz za 132 EUR został naliczony dwukrotnie.
Po uzupełnieniu wagi ostatniej przesyłki i potwierdzeniu duplikatu obliczone koszty wynoszą 528 EUR. Różnicę 140 EUR potwierdzają szczegółowe wyliczenie i dokumenty do wniosku o korektę.
Po uzupełnieniu danych i potwierdzeniu podwójnie naliczonej pozycji.
03 / Konfiguracja usługi
Dostosujemy się do Państwa sposobu pracy
Skonfigurujemy portal zgodnie ze strukturą firmy, używanymi systemami i sposobem zatwierdzania. Dopasujemy formularze, zestawienia, uprawnienia i zasady przekazywania zadań. Wyniki można śledzić według przewoźników, oddziałów lub centrów kosztów.
Wraz z kolejnymi przewoźnikami i nowymi wymaganiami rozszerzymy konfigurację usługi.
Połączenie Państwa systemów
Połączymy Państwa dane
Przygotujemy przesyłanie danych z księgowości, systemu zarządzania transportem lub regularnych eksportów. Zależnie od możliwości Państwa systemów skonfigurujemy bezpośrednie połączenie lub import danych. Dokumenty i informacje uzupełniające można przekazywać również przez portal.
Przyporządkujemy dane do odpowiednich przewozów, faktur i stawek. Zespół będzie pracował na wspólnych materiałach, bez wielokrotnego przepisywania informacji między działami.
04 / Wyjaśnianie różnic
Zajmiemy się dalszą komunikacją
Przygotujemy prośby o wyjaśnienie, korektę faktury lub wystawienie dokumentu zmniejszającego należność. W uzgodnionym zakresie możemy również przejąć komunikację z przewoźnikami, przypominanie o otwartych sprawach i przekazywanie wyników do Państwa systemów.
W portalu widać wysłane zapytania, odpowiedzi i status realizacji. Automatyczne wiadomości i zatwierdzanie dopasujemy do odpowiedzialności zespołu.
05 / Wdrożenie usługi
Indywidualna konfiguracja portalu i integracji
Przygotujemy przesyłanie danych, obliczenia i pracę zespołu zgodnie z Państwa procesami.
Omówmy konfigurację portaluNasz zespół przygotuje usługę do sposobu działania Państwa firmy. Przejrzymy materiały, skonfigurujemy obliczenia i połączenia danych, przydzielimy uprawnienia i sprawdzimy cały proces od przyjęcia faktury po raport.
- Procesy i odpowiedzialności: kto dostarcza dane, rozwiązuje wyjątki i zatwierdza wyniki.
- Portal dla zespołu: formularze, organizacja dokumentów, zestawienia i uprawnienia dostępu.
- Połączenia danych: importy lub integracje z systemami firmowymi, mapowanie pól i kontrola przesyłania.
- Zasady umowne: opracowanie cenników i weryfikacja obliczeń na Państwa przewozach.
- Komunikacja i przekazywanie: zadania, powiadomienia, odbiorcy wiadomości i formaty wyników.
- Uruchomienie: wspólna weryfikacja pierwszych danych i przeszkolenie współpracowników.
Konfiguracja od 300 EUR jednorazowo
Cena podstawowa obejmuje konsultację, konfigurację dostępnych funkcji portalu dla jednej firmy, ról i formularzy, jeden standardowy import, do dwóch prostych cenników oraz weryfikację pierwszego przetwarzania.
Własne integracje, nowe funkcje i większe zmiany wycenimy według wymagań. Zakres i cenę poszczególnych prac otrzymają Państwo z góry.
Oferta wprowadzająca
50% na pierwszy rok
Pierwsze 12 miesięcy usługi
od 600 EUR
Cena podstawowa od 1 200 EUR rocznie.
Indywidualna konfiguracja
od 300 EUR
Jednorazowo.
Pierwszy rok z konfiguracją
od 900 EUR
Wszystkie ceny netto, bez VAT.
Rabat dotyczy zamówień przyjętych do 31 grudnia 2026 r. i obejmuje pełne pierwsze 12 miesięcy usługi od aktywacji.
Usługa jest płatna rocznie z góry. Obejmuje bieżące kontrole, raport miesięczny i zestawienie roczne. Kolejny rok od 1 200 EUR netto, zależnie od uzgodnionego zakresu.
Porozmawiajmy o współpracy →Podstawowy zakres usługi
- Jedna firma i dostępy dla współpracujących działów.
- Do dwóch przewoźników i dwóch prostych cenników.
- Do 600 przewozów i 3 000 pozycji rozliczeniowych rocznie; maksymalnie 100 przewozów i 500 pozycji miesięcznie.
- Przetwarzanie uzgodnionego eksportu danych lub arkusza i powiązanych dokumentów.
- Bieżące kontrole, zestawienia miesięczne i roczne, eksport CSV i dokumentacja do korekt.
- Do 60 minut miesięcznie na przegląd wyników, uzupełnienia i wsparcie zespołu Kodo.
- Jedna aktualizacja wartości liczbowych stawek rocznie w istniejącej strukturze.
Zakres indywidualny
Bezpośrednie integracje, bardziej złożone reguły, kolejne firmy i większe wolumeny uwzględnimy w indywidualnej ofercie.
Ponowne przesłanie tego samego dokumentu ani przeliczenie po uzupełnieniu danych nie są ponownie wliczane do liczby przewozów. Nasze wynagrodzenie nie rośnie wraz ze znalezionymi oszczędnościami.
Cenę wprowadzającą oferujemy pierwszym klientom, z którymi dopasujemy usługę do ich działalności.
Ustalmy zasady współpracy
Prosimy napisać, jakie przewozy Państwo zlecają i co chcą uprościć przy kontroli kosztów. Zaproponujemy zakres usługi, zmiany w portalu i potrzebne integracje.
Wyślij zapytanie przez portal klienta