Transportkostenkontrolle
Frachtrechnungen prüfen. Ein Portal, das zu Ihrem Unternehmen passt.
Wir prüfen Transportkosten anhand Ihrer Verträge und Tarife. Wir berechnen abgerechnete Positionen nach, belegen Abweichungen und bereiten die Unterlagen für Rechnungskorrekturen vor.
Im Kodo-Portal verbinden wir Dokumente, Berechnungen und die Kommunikation Ihres Teams. Einrichtung, Datenanbindungen und Berichte passen wir an Ihre Prozesse an.
Für Unternehmen weltweit, die Transporte im Inland und grenzüberschreitend beauftragen.
Wir verbinden Rechnung, Vertragstarife und Transportdaten.
01 / Zusammenarbeit im Portal
Unterlagen, Ergebnisse und Kommunikation an einem Ort
Für die Prüfung einer Frachtrechnung werden Vertragsbedingungen, Transportdaten und zugehörige Belege benötigt. Wir führen sie im Portal zusammen, damit Ihr Team die Abrechnung prüfen, Angaben ergänzen und Korrekturen nachverfolgen kann.
Zu jedem Transport finden Sie die Berechnung, Quelldokumente, Kommunikation und den Bearbeitungsstand. Zugänge und Zuständigkeiten richten wir nach Ihrem Unternehmen ein. Das Portal ist auch außerhalb der Arbeitszeiten verfügbar.
Kollegen nach ihren Zuständigkeiten einbinden
Logistik und Betrieb
Transportübersicht, zugehörige Belege und Anfragen zur Ergänzung von Daten.
Verträge und Frachteinkauf
Gültige Tarife, vereinbarte Bedingungen und eine Übersicht der zu klärenden Positionen.
Finanzen und Buchhaltung
Ergebnisse der Rechnungsprüfung, Unterlagen für Korrekturen und Status der Gutschriften.
Zeitersparnis
Beispiel für 50 Transporte pro MonatWas Ihr Team einsparen könnte
Bei einer manuellen Finanzprüfung von 12 Minuten pro Transport und angenommenen 1 Minute mit Kodo setzt unser Modell 11 h 15 min pro Monat im gesamten Team frei.
11h 15min
freigesetzte Arbeitszeit pro Monat
fast17Tage
135 Stunden pro Jahr
4.045EUR
Jahreswert der freigesetzten Zeit
Monatliche Transportbearbeitung
Berechnungsannahmen
50 Transporte, 2 Frachtführer und 5 zu klärende Fälle pro Monat. Manuelle Finanzprüfung: 12 Minuten; mit Kodo nehmen wir 1 Minute an. Sie liefern Daten über einen vorbereiteten Import.
Der Jahreswert der Zeit versteht sich vor Abzug der Kosten für Leistung und Einrichtung. Erwirkte Gutschriften werden separat gerechnet.
Berechnungsdetails
Monatlicher Aufwand nach Bereich:
| Bereich | Manuelle Bearbeitung | Mit Kodo | Differenz |
|---|---|---|---|
| Logistik | 1 h 10 min | 35 min | 35 min |
| Frachteinkauf | 1 h | 30 min | 30 min |
| Finanzen und Buchhaltung | 11 h 30 min | 1 h 20 min | 10 h 10 min |
| Monatliche Summe | 13 h 40 min | 2 h 25 min | 11 h 15 min |
Die Berechnung umfasst zwei Frachtführer, fünf zu klärende Fälle pro Monat und eine Monatszusammenfassung. Die zwölf Minuten einer regulären Finanzprüfung bestehen aus der Zuordnung der Unterlagen (3 Min.), Tarifauswahl (3 Min.), Nachberechnung (4 Min.) und Erfassung (2 Min.). Mit Kodo setzen wir dafür eine Minute an; die Tabelle enthält zusätzlich die Bearbeitung von Ausnahmen und die Zusammenfassung.
Arbeitskosten pro Stunde: Logistik 25 EUR, Einkauf 35 EUR, Finanzen 30 EUR.
Logistik7 h/Jahr × 25 EUR = 175 EUR
Frachteinkauf6 h/Jahr × 35 EUR = 210 EUR
Finanzen und Buchhaltung122 h/Jahr × 30 EUR = 3.660 EUR
11 h 15 min pro Monat × 12 Monate = 135 Stunden bzw. 16,875 Arbeitstage mit je acht Stunden. Die Jahresrechnung setzt 12 Monate mit gleichem Betriebsumfang voraus. Für die Einführung rechnen wir mit einer Stunde Mitwirkung je Abteilung in den drei Bereichen.
02 / Prüfung abgerechneter Kosten
Tarife, Zuschläge und den Endpreis prüfen
Wir vergleichen abgerechnete Beträge mit dem Vertrag und den Transportdaten. Wir prüfen Grundfracht, Gewichtsstaffeln, Abrechnungseinheiten, Kraftstoff- und weitere Zuschläge, Rabatte sowie Gutschriften. Auch doppelte Abrechnungen und die Gültigkeit des verwendeten Tarifs prüfen wir.
Zu jeder Abweichung legen wir die Berechnung und die zugehörigen Unterlagen vor. Fehlende Angaben fordern wir über das Portal an und aktualisieren das Ergebnis nach ihrer Ergänzung. Die Historie bleibt nachvollziehbar.
Die Leistung konzentriert sich auf Straßentransporte. Den Prüfumfang richten wir nach Ihren Transporten und Verträgen aus.
Nachberechnung einer Frachtrechnung
Ein Rechenbeispiel
Eine Rechnung für vier Transporte beträgt 668 EUR. Bei der Prüfung liegt der Kraftstoffzuschlag 8 EUR über dem vertraglich vereinbarten Betrag. Ein Transport für 132 EUR wurde doppelt abgerechnet.
Nach Ergänzung des Gewichts der letzten Sendung und Prüfung der doppelten Position betragen die berechneten Kosten 528 EUR. Die Differenz von 140 EUR ist durch eine Aufstellung und Unterlagen für eine Korrekturanfrage belegt.
Nach Ergänzung der Daten und Prüfung der doppelten Position.
03 / Einrichtung der Leistung
An Ihre Arbeitsweise angepasst
Wir konfigurieren das Portal nach Ihrer Unternehmensstruktur, den eingesetzten Systemen und Ihren Freigabeprozessen. Formulare, Übersichten, Zugänge und Regeln zur Aufgabenübergabe passen wir entsprechend an. Ergebnisse können Sie nach Frachtführern, Niederlassungen oder Kostenstellen verfolgen.
Mit weiteren Frachtführern und neuen Anforderungen erweitern wir auch die Einrichtung der Leistung.
Anbindung Ihrer Systeme
Wir verbinden Ihre Daten
Wir bereiten die Datenübertragung aus Buchhaltung, Transportmanagementsystemen oder regelmäßigen Exporten vor. Je nach Möglichkeiten Ihrer Systeme richten wir eine direkte Anbindung oder einen Datenimport ein. Dokumente und ergänzende Angaben können auch über das Portal übermittelt werden.
Wir ordnen Daten den jeweiligen Transporten, Rechnungen und Tarifen zu. Ihr Team arbeitet mit gemeinsamen Unterlagen, ohne Angaben mehrfach zwischen Abteilungen übertragen zu müssen.
04 / Abweichungen klären
Wir übernehmen die anschließende Kommunikation
Wir bereiten Anfragen zur Klärung, Rechnungskorrektur oder Ausstellung einer Gutschrift vor. Im vereinbarten Umfang übernehmen wir auch die Kommunikation mit Frachtführern, die Nachverfolgung offener Fälle und die Übertragung von Ergebnissen in Ihre Systeme.
Im Portal sehen Sie versandte Anfragen, Antworten und den Bearbeitungsstand. Automatische Nachrichten und Freigaben richten wir nach den Zuständigkeiten Ihres Teams ein.
05 / Einführung der Leistung
Individuelle Einrichtung des Portals und der Anbindungen
Wir richten Datenübertragungen, Berechnungen und die Teamarbeit nach Ihren Prozessen ein.
Portaleinrichtung besprechenUnser Team bereitet die Leistung für die Abläufe Ihres Unternehmens vor. Wir sichten Ihre Unterlagen, richten Berechnungen und Datenverbindungen ein, verteilen Zugänge und prüfen den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang bis zum Bericht.
- Prozesse und Zuständigkeiten: Wer liefert Daten, bearbeitet Ausnahmen und gibt Ergebnisse frei?
- Ein Portal für Ihr Team: Formulare, Dokumentenstruktur, Übersichten und Zugriffsrechte.
- Datenanbindungen: Importe oder Verbindungen zu Unternehmenssystemen, Feldzuordnung und Prüfung der Übertragung.
- Vertragliche Regeln: Aufbereitung der Tarife und Prüfung der Berechnungen anhand Ihrer Transporte.
- Kommunikation und Übergabe: Aufgaben, Benachrichtigungen, Nachrichtenempfänger und Ausgabeformate.
- Inbetriebnahme: Gemeinsame Prüfung der ersten Daten und Einweisung der Kollegen.
Einrichtung ab 300 EUR einmalig
Der Grundpreis umfasst ein Beratungsgespräch, die Konfiguration der verfügbaren Portalfunktionen für ein Unternehmen, Rollen und Formulare, einen Standardimport, bis zu zwei einfache Tarife sowie die Prüfung des ersten Verarbeitungslaufs.
Individuelle Anbindungen, neue Funktionen und umfangreichere Anpassungen bieten wir nach Ihren Anforderungen an. Umfang und Preis der einzelnen Arbeiten erhalten Sie vorab.
Einführungsangebot
50 % im ersten Jahr
Erste 12 Monate der Leistung
ab 600 EUR
Grundpreis ab 1.200 EUR pro Jahr.
Individuelle Einrichtung
ab 300 EUR
Einmalig.
Erstes Jahr einschließlich Einrichtung
ab 900 EUR
Alle Preise zuzüglich MwSt.
Der Rabatt gilt für bis zum 31. Dezember 2026 angenommene Aufträge und für die gesamten ersten 12 Monate ab Aktivierung.
Die Leistung wird jährlich im Voraus abgerechnet. Sie umfasst laufende Prüfungen, einen Monatsbericht und eine Jahresübersicht. Das Folgejahr beginnt bei 1.200 EUR zuzüglich MwSt., je nach vereinbartem Umfang.
Zusammenarbeit besprechen →Grundumfang der Leistung
- Ein Unternehmen mit Zugängen für die zusammenarbeitenden Abteilungen.
- Bis zu zwei Frachtführer und zwei einfache Tarife.
- Bis zu 600 Transporte und 3.000 abgerechnete Positionen pro Jahr; höchstens 100 Transporte und 500 Positionen pro Monat.
- Verarbeitung eines vereinbarten strukturierten Exports oder einer Tabelle und der zugehörigen Dokumente.
- Laufende Prüfungen, Monats- und Jahresübersicht, CSV-Export und Unterlagen für Korrekturen.
- Bis zu 60 Minuten monatlich für Ergebnisprüfung, Ergänzungen und Unterstützung durch das Kodo-Team.
- Eine Aktualisierung der numerischen Tarifwerte pro Jahr innerhalb der bestehenden Struktur.
Individueller Leistungsumfang
Direkte Anbindungen, komplexere Regeln, weitere Unternehmen und größere Mengen berücksichtigen wir in einem individuellen Angebot.
Das erneute Hochladen desselben Belegs oder eine Neuberechnung nach Ergänzungen zählt nicht als weiterer Transport. Unsere Vergütung steigt nicht mit den gefundenen Einsparungen.
Den Einführungspreis bieten wir den ersten Kunden an, mit denen wir die Leistung an ihre Abläufe anpassen.
Besprechen wir die Zusammenarbeit
Beschreiben Sie, welche Transporte Sie beauftragen und was Sie bei der Kostenprüfung vereinfachen möchten. Wir schlagen den Leistungsumfang, Anpassungen am Portal und benötigte Anbindungen vor.
Anfrage über das Kundenportal senden