Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die eigene Verwaltung von Anfragen, Konten, Vertragsverhältnissen und zugehörigen Pflichten ist KODO PRAHA, spol. s r.o., Unternehmens-ID 26764971, USt-ID CZ26764971, Braunerova 563/7, 180 00 Prag 8, eingetragen beim Stadtgericht Prag, Abteilung C, Eintrag 92190. Kontakt: [email protected] oder schriftlich an den Sitz.

Diese Informationen erfassen Website, Formulare, Assistenten, Korrespondenz und Kunden- sowie Partnerportal. Verarbeiten wir für eine bestimmte Tätigkeit personenbezogene Daten ausschließlich nach Kundenweisung als Auftragsverarbeiter, regelt die entsprechende Vereinbarung Rollen, Weisungen und Bedingungen. Partnerzugang allein bestimmt nicht die rechtliche Rolle sämtlicher Beteiligter.

Wir verarbeiten Identifikations- und Kontaktdaten von Unternehmen und handelnden Personen, Konto- und Berechtigungsangaben, Anfragen, Verträge, Zahlungs- und Leistungsangaben, Nachrichten, Anhänge, Quelldaten, Berechnungen und Einreichungsnachweise. Dazu können ursprüngliche und signierte PDFs, öffentliche Signaturidentitätsdaten, Prüfprotokolle und für Suche und Prüfung extrahierter Dokumententext gehören. Notwendige technische und Sicherheitsaufzeichnungen dienen Betrieb und Zugangsschutz.

Die Daten stammen von Ihnen, befugten Personen Ihres Unternehmens, einem zugewiesenen Partner und zweckabhängig aus zuständigen öffentlichen Registern oder Prüfdiensten wie ARES und VIES. Übermittelt ein Partner Kontaktdaten, nennen wir bei der ersten Kommunikation Quelle, Unternehmen und Zweck und stellen diese Informationen bereit. Übermitteln Sie nur erforderliche Daten; reguläre Meldedateien sollen keine unnötigen personenbezogenen Angaben zu Endkunden enthalten.

Anfragen und Angebote beruhen auf vorvertraglichen Maßnahmen auf Wunsch der betroffenen natürlichen Person; bei Kontaktpersonen juristischer Personen kommt je nach Umständen das berechtigte Interesse an Geschäftskommunikation in Betracht. Vereinbarte Leistungen beruhen auf Vertragserfüllung, wenn die Person Vertragspartei ist, sonst gegenüber handelnden und Kontaktpersonen auf berechtigten Interessen an Leistungserbringung und Verwaltung.

Vertragskommunikation, Bewertung und Prüfung von Unterlagen, Berechnungen, vereinbarte Meldungen, Vertretung und Archivierung dienen dem konkreten Auftrag. Buchhaltungs-, Steuer- und sonstige Pflichtaufzeichnungen beruhen auf rechtlichen Verpflichtungen. Zugangskontrolle, Nachvollziehbarkeit, Missbrauchsprävention und Anspruchsschutz beruhen entsprechend auf rechtlichen Pflichten oder berechtigten Interessen von Kodo und Kunden.

Erforderliche Angaben kennzeichnen wir bei der jeweiligen Anfrage; ohne sie sind Angebotsprüfung, Befugnisprüfung oder vereinbarte Schritte möglicherweise nicht möglich. Die Bestätigung von Daten oder Bedingungen ist keine pauschale Einwilligung in weitere Verarbeitung. Marketingeinwilligung ist keine Voraussetzung für Registrierung oder Leistung.

Der Zugang ist nach Unternehmen, Rolle, Leistungsbereich und tatsächlicher Befugnis begrenzt. Er steht erforderlichen befugten Kodo-Personen, Nutzern des betroffenen Unternehmens und zugewiesenen Partnern im Berechtigungsumfang offen. Nicht zugewiesene Unternehmen und Partner sollen keinen Zugriff auf individuelle Kundenunterlagen erhalten. Private interne Notizen sind von kundenbezogen geteilten Angaben zu unterscheiden.

Erforderliche Daten können Anbieter von Hosting, Authentifizierung, Datenbanken, Speicherung, Sicherungen, E-Mail, Benachrichtigungen, Analyse und KI, Fachberater, Buchhaltung, Bank- und Rechnungsdienste sowie zuständige Institutionen oder kollektive Systeme für ein vereinbartes Verfahren oder eine rechtliche Pflicht erhalten. Wir verkaufen Daten nicht und geben sie anderen nicht für deren eigenes Marketing.

Für den Betrieb der Leistung nutzen wir erforderliche technische Anbieter für Hosting, Konten, Datenbanken, Dateien, Sicherungen und Kommunikation. Ausgewählte Unterlagen können im notwendigen Umfang außerdem mit Werkzeugen zum Lesen, Suchen, Prüfen und Erstellen unterstützender Ergebnisse einschließlich KI verarbeitet werden. Zweck ist die konkrete Leistung von Kodo, nicht der Verkauf von Daten oder die Werbung Dritter.

Wesentliche fachliche Schlussfolgerungen und Schritte unterliegen menschlicher Kontrolle; ein Hilfsergebnis bestätigt weder die Richtigkeit einer Grundlage noch eine erfolgte Einreichung. Wir verwenden diesen Vorgang nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Übermitteln Sie bei gewöhnlichen Anfragen nur erforderliche Daten.

Der Website-Assistent dient zur Orientierung über Leistungen und zum Erstkontakt. Er verarbeitet die Nachricht, den relevanten Seitenkontext und den Verlauf der laufenden Unterhaltung. Einen im Chat hinterlassenen Kontakt nutzen wir zur Bearbeitung der Anfrage. Eine Assistentenantwort ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

Senden Sie über gewöhnliche Formulare oder den öffentlichen Chat keine Passwörter, Gesundheitsdaten, Ausweisnummern oder anderen sensiblen Unterlagen. Falls eine konkrete Leistung sie tatsächlich erfordert, vereinbaren wir den notwendigen Umfang und einen sicheren Übermittlungsweg gesondert.

Die primäre Datenbank und die privaten Dateien des Portals werden in Deutschland gespeichert. Manche unterstützenden Kommunikations- und KI-Dienste können eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einschließen, insbesondere in den USA oder Singapur; nicht jede Kopie wird daher ausschließlich lokal verarbeitet.

Für Übermittlungen außerhalb des EWR gelten die einschlägigen Garantien der DSGVO, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln und bei Bedarf ergänzende Maßnahmen. Informationen zu konkreten Empfängern, dem anwendbaren Mechanismus und einer Kopie der Garantien erteilt Kodo unter [email protected]. Die Verantwortung für diese Informationen übertragen wir nicht auf Sie.

Anfragen bewahren wir während ihrer Bearbeitung und für erforderliche Folgekommunikation auf. Entsteht keine Zusammenarbeit, richtet sich die weitere Aufbewahrung nach der tatsächlichen Fortsetzung der Gespräche und dem Bedarf, deren Verlauf nachzuweisen, nicht allein nach dem Vorhandensein eines Portalkontakts. Einladungen, Konten und Zugriffsaufzeichnungen dienen der Einrichtung und Verwaltung berechtigter Zugänge; Sicherheitstoken behalten ihre eigene Gültigkeitsfrist.

Leistungsbezogene Nachrichten und Unterlagen werden während offener Fälle, Prüfungen, Korrekturen und Übergaben aufbewahrt. Arbeitskopien und Hilfsergebnisse unterscheiden wir von erforderlichen Originalen, Berechnungsgrundlagen, Kundenbestätigungen und eingereichten Meldungen. Für Betriebs- und Sicherheitsaufzeichnungen ist der Bedarf maßgeblich, Fehler oder Vorfälle aufzuklären, Zugriffe nachzuweisen und konkrete Ansprüche zu schützen; eine längere Aufbewahrung ist auf erforderliche Nachweise begrenzt.

Für Pflichtarchive gelten Fristen nach Dokument und Tätigkeit. Einschlägige Verpackungsaufzeichnungen werden mindestens 5 Jahre aufbewahrt; Aufzeichnungen und Jahresberichte nach tschechischem Recht zu Altprodukten 7 Jahre. Rückverfolgbarkeits- und Konformitätsunterlagen haben eigene Regeln; insbesondere wiederverwendbare Verpackungen und bestimmte Batterieunterlagen können 10 Jahre ab der jeweiligen Lieferung oder dem Inverkehrbringen erfordern. Maßgeblich sind tatsächliche Rolle, einschlägige Vorschrift und Vertrag mit dem kollektiven System, nicht allein die Dateibezeichnung EPR oder WEEE.

Gewöhnliche Buchungsbelege und Bücher werden grundsätzlich 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt; Jahresabschlüsse und Jahresberichte 10 Jahre. Umsatzsteuerbelege werden 10 Jahre ab Ende des Besteuerungszeitraums der betreffenden Leistung aufbewahrt. Die längere einschlägige Pflicht gilt; Verfahren, Reklamationen oder eine unbezahlte Verpflichtung können eine weitere Aufbewahrung erfordern.

Verträge, Vollmachten und Signaturnachweise bewahren wir während der Beziehung und anschließend nach der einschlägigen Pflicht und der Erforderlichkeit zum Nachweis von Ansprüchen auf. Die allgemeine dreijährige Verjährungsfrist, objektive und besondere Fristen sowie deren Beginn werden für den konkreten Anspruch beurteilt; dies bedeutet keine pauschale gesetzliche Zehnjahresarchivierung aller Verträge. Erforderliche Archive sind zugriffsbeschränkt.

Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung und dem Schutz von Daten und haben ein eigenes Aufbewahrungsverfahren. Ihr Bedarf richtet sich nach der Wiederherstellbarkeit der Leistung, dem Erhalt erforderlicher Belege sowie offenen Vorfällen oder Ansprüchen. Eine Löschung im aktiven Portal entfernt nicht automatisch historische Kopien, die nicht für gewöhnliche Arbeit bestimmt sind. Löschanträge beurteilen wir daher auch im Hinblick auf Sicherungen und eine Wiederherstellung, damit gelöschte Daten nicht erneut gewöhnlich verwendet werden.

Papierkorb, Kontoeinfrierung oder Firmenentfernung löschen nicht automatisch sämtliche Daten. Dateien aus dem Papierkorb stellt ein Administrator wieder her; erforderliche oder begründete Archive können nach Ende des Zugangs bestehen bleiben. DSGVO-Anträge beurteilen wir gesondert einschließlich Kopien, abgeleiteter Texte und Suchindizes. Eine Ausnahme von der Löschung und das weitere Vorgehen werden erläutert.

Einladungen, Zugangsänderungen, Ergänzungsanfragen, Vertrags- und Rechnungskorrespondenz sowie fallbezogene Hinweise sind betriebliche Nachrichten. Ihre notwendige Zustellung hängt nicht von einer Newslettereinwilligung ab.

Marketing erfordert eine geeignete Rechtsgrundlage und die Einhaltung der Regeln elektronischer Geschäftskommunikation. Die Newsletterabmeldung betrifft Marketing und schaltet erforderliche betriebliche Nachrichten nicht automatisch ab. Für Werbecookies besteht eine getrennte Auswahl; deren Änderung oder Ablehnung verhindert die Portalnutzung nicht.

Technisch notwendige Speicherung dient Ihrer Datenschutzauswahl und von Ihnen gewünschten Funktionen, etwa einem offenen Chat. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich. Die Cookie-Auswahl speichern wir im Browser in der Regel sechs Monate und fragen dann erneut.

Nur wenn Sie Werbe-Cookies erlauben, aktivieren wir die Messung von Besuchen aus Werbung und erfolgreich übermittelten Anfragen. Auf englischen Seiten schaltet dieselbe Auswahl außerdem weitere Conversion-Messung und gegebenenfalls Remarketing ein. Werbeanbieter können technische Daten wie Browserkennung, besuchte URL, Zeitpunkt und Angaben zur Werbezuordnung erhalten. Das Ereignis zur Anfrageübermittlung enthält weder Formulartext noch Namen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Werbeskripte starten nicht vor Ihrer Einwilligung. Sie können die Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen in der Fußzeile ändern. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung.

Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen. Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Eine Einwilligung kann ohne Beeinträchtigung früherer rechtmäßiger Verarbeitung widerrufen werden; Verarbeitung auf anderen gültigen Grundlagen kann fortbestehen.

Schreiben Sie an [email protected]. Eine angemessene Identitätsprüfung schützt vor Datenherausgabe an Unbefugte. Beschwerden können Sie beim tschechischen Amt für den Schutz personenbezogener Daten oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Datenschutzinformationen sollen informieren und ersetzen keine gesonderte Einwilligung, wo diese tatsächlich erforderlich ist.

Wir beschränken den Datenzugriff nach Erforderlichkeit, verwenden gesicherte Übertragung und treffen angemessene organisatorische und technische Maßnahmen. Keine Übertragung und kein Speichersystem ist absolut sicher; für sensiblere Projekte vereinbaren wir deshalb einen besonderen Übermittlungsweg.

Wir können diese Informationen bei Änderungen unserer Leistungen, Anbieter oder rechtlichen Anforderungen anpassen. Die aktuelle Fassung wird stets auf dieser Seite veröffentlicht.

Für frühere Verträge bleiben die einbezogene Fassung und wirksam vereinbarte Änderungen maßgeblich.

Vorherige Fassung ansehen — 29. September 2026