Sicherheit und Datensicherung im Kodo-Portal

Zusätzlich zum Passwort können Sie Ihr Konto mit einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App schützen. Für Kodo-Administratoren ist der zweite Faktor Pflicht. Kunden und Partner können ihn in den Kontoeinstellungen aktivieren.

Öffnen Sie nach der Anmeldung die Kontosicherheit, fügen Sie eine Authenticator-App hinzu und bestätigen Sie den ersten Code. Sie können zum Beispiel Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder 1Password verwenden. Falls Sie Ihr Handy verlieren, hilft eine zweite Authenticator-App, die Sie vorab hinzufügen können. Das Zurücksetzen des Passworts deaktiviert den zweiten Faktor nicht.

Berechtigungen bestimmen, welche Unternehmen, Vorgänge und Dateien ein Konto sehen kann. Kundendateien liegen in einem privaten Speicher. Bevor das Portal einen Downloadlink erstellt, prüft es die Berechtigung für das Dokument. Der Link ist zeitlich begrenzt.

Partner greifen im Rahmen ihrer Rolle auf die ihnen zugeordneten Unternehmen zu. Allein die Zuordnung eines Kunden gewährt keinen Einblick in dessen private Kommunikation mit Kodo. Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Portal ist per HTTPS verschlüsselt.

Dokumente, die sich im Portal löschen lassen, landen zunächst im Papierkorb. Melden Sie sich bei uns, wenn Sie ein Dokument versehentlich gelöscht haben. Ein Kodo-Administrator kann es aus dem Papierkorb an seinen ursprünglichen Ort zurücklegen.

Wird ein Unternehmen aus der aktiven Übersicht entfernt, bleiben seine Dokumente und der bisherige Verlauf erhalten. Sollte dies versehentlich geschehen sein, wenden Sie sich an uns.

• Portaldatenbank. Supabase sichert täglich automatisch Datensätze wie Unternehmensdaten, den Stand von Vorgängen und Verknüpfungen mit Dokumenten.
• Kundendateien. Wir speichern tägliche Kopien in einem privaten Speicher bei Cloudflare R2, getrennt vom regulären Dateispeicher. Bei Änderungen entsteht eine neue Version in der Sicherung. Im Sicherungsverzeichnis können wir ein bestimmtes Dokument oder eine frühere Version finden.

Die Website läuft auf Vercel. Die Datenbank und den Primärspeicher des Portals betreiben wir in Supabase, die Dateisicherungen liegen in Cloudflare R2.

Bei einem Test haben wir ausgewählte Dateien aus der Sicherung in einer separaten Umgebung wiederhergestellt und ihre Prüfsummen mit den Originalen verglichen. So haben wir einen erprobten Ablauf, wenn wir ein einzelnes Dokument wiederfinden müssen.

Wenn wir die Anmeldung oder den Umgang mit Dokumenten ändern, prüfen wir das Verhalten für die einzelnen Rollen. Wir prüfen auch Sicherheitshinweise zur eingesetzten Software und testen Aktualisierungen vor der Bereitstellung.

Wir verwenden Unterlagen, soweit dies für die vereinbarten Leistungen, deren sicheren Betrieb und die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Infrastrukturanbieter können die erforderlichen Daten verarbeiten; zuständige Stellen und kollektive Systeme können sie im notwendigen Umfang erhalten. Wir verkaufen keine Kundendaten und geben sie nicht für eigene Werbezwecke Dritter weiter.

Schreiben Sie uns, wenn Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Authenticator-App haben, ein Dokument suchen oder ungewöhnliche Aktivitäten im Konto bemerken. Nennen Sie das betroffene Unternehmen oder den Vorgang und beschreiben Sie kurz, was passiert ist. Geben Sie Passwörter und Bestätigungscodes nicht weiter.